کارایی خود را افزایش دهید

اینم یه تجربه پراکنده دیگه!

یکی از موضوعاتی که من اون رو پیگیری میکنم و سعی میکنم از تکنیک‌هاش استفاده کنم اینه که چطور «مدیریت زمان» داشته باشیم و «کارایی» شخصیمون رو افزایش بدیم. یکی از دوستان خوبم آقای اسکات هنسلمن رو به من معرفی کردن که یه ارائه خیلی خوب در این مورد دارن. آقای هنسل یک آدم بسیار فعال هست که همه ازش این سوال رو دارن که چطور وقت می‌کنه همه این‌کارها رو انجام بده؟ خیلی گفتن که اون اصلا نمی‌خوابه. همین باعث شده که ایشون این ارائه رو از روی تکنیک‌هایی که خودش استفاده می‌کنه ایجاد کنه. این پست هم یک برداشت آزاد از اون روش‌هاست.

علائم خطر را بشناسید

تمرکز کردن قدیم‌ترها اصلا مساله برای بشر به حساب نمی‌آمده اما امروزه با گسترش شبکه‌های اجتماعی و حجم عظیمی از notification ها تمرکز کردن سخت تر از گذشته شده. اینترنت دسترسی ما را به دریایی از اطلاعات فراهم کرده اما در کنار خود تقریبا تا یک سوم وقت ما را بخاطر مزاحمتهایش از بین می‌برد. اگر شما هم در این وضعیت هستید و به خود می‌گویید امشب با بیشتر کار کردن عقب ماندگی خود را جبران می‌کنم، شما یک مشکل بزرگ دارید. اگر امیدوار هستید که کارهای عقب مانده را جبران کنید بدانید که امید یک نقشه برای انجام آن کارها نیست بلکه تنها منتظر ماندن و منتظر زندگی ماندن است.

حالا درمان این مشکل چیست؟ راه حل هنسلمن برای این کار انجام کار «موثر» در قبال کار «بهینه» است.

تفاوت موثر با بهینه را درک کنید

موثر بودن هدف گرایی است. یعنی انجام دادن یک کار، یعنی انتخاب هدف درست و انجام آن.

در مقابل آن بهینه بودن به معنای انجام کار به درستی است. بدین معنا که انتخاب یک هدف و با سرعت زیاد در راستای آن هدف حرکت کردن است.

پس می‌توان گفت که موثر بودن انتخاب کار درست برای انجام و بهینه بودن انجام یک کار به درستی است.

«کار» را تعریف کنید

یادمان باشد که میخواهیم موثر باشیم هنسلمن میگوید که سه دسته کار را بشناسیم:

  • کارهای از پیش تعیین شده: همان کارهایی که از قبل مشخص است
  • کارهای ناگهانی: آن دسته از کارهایی که شما از کار اصلی باز می‌دارد
  • کارهای تعریف شده: کارهایی که شما با انجام آن سعی می‌کنید تعیین کنید که چه کارهایی باید انجام دهید.

بهتر است زمان بیشتری را صرف کارهای نوع سوم بپردازیم. هنسلمن میگوید شما چقدر زمان برای تعیین اینکه چه کارهایی باید انجام دهید می‌گذارید؟ آیا در هفته قرار ملاقاتی که تنها فرد آن خودتان هستید گذاشته که در آن از خود بپرسید که چه کارهای باید انجام شود. بیشتر ما با نگاه کردن به لیست کارهایمان می‌ترسیم و سراغ مرتب کردن آن نمی‌رویم و این لیست بزرگتر و بزرگتر می‌شود.

کار را انجام دهید، رها کنید، به دیگری بسپارید یا به تعویق بیاندازید

هنسلمن روی روش دیوید آلن با نام GTD تاکید میکند که
– کار را انجام دهید
– کار را رها کنید
– کار را به دیگری بسپارید
– کار را به تعویق بیاندزید

به عنوان مثال برای مدیریت ایمیلهایتان تنها وقتی تنها چند دقیقه از شما وقت می‌گیرد آنرا انجام دهید و در اکثر موارد آنرا رها کیند، یا به دیگری بسپارید یا به تعویق بیاندازید.

کار را رها کنید

ممکنه رها کردن کار به نظر غیر مسئولانه برسد اما این باعث می‌شود که بتوانید روی کارهای خودتان تمرکز بیشتری داشته باشید.

گفتن نه سخت است اما احساس گناهی که در پس گفتن بله وجود دارد از احساس گناه گفتن نه سخت تر است. معمولا آدم‌ها از شنیدن نه ناراحت می‌شوند اما معمولا رابطه شما با آنها حفظ می‌شود.

برای اینکه بدانید چه کاری را انجام دهید و چه کاری را رها کنید به نمودار بالا که براساس اهمیت و اورژانسی بودن موضوع نگاهی بیاندازید
– موضوعات مهم و اورژانس را انجام دهید
– موضوعات بی اهمیت و زماندار را انجام ندهید
– مضوعات اورژانسی غیر مهم را به دیگران بسپارید
– موضوعات مهم غیر اورژانسی را زمانبندی کنید

اما یادتان باشد که ما عادت داریم کارها را غیر واقعی اورژانسی در نظر بگیریم.

مشکل ایمیلهایتان را حل کنید

یکی از کارهایی که باعث افزایش کارایی شما می‌شود نحوه پاسخدهی به ایمیلهایتان است. تنها از یک قانون پیروی کنید.

یک فولد ایجاد کنید و ایمیلهایی که به شما cc شده است را در آن قرار دهید.
ایمیلی را در صبح یا شب چک نکنید. اتفاقی که می افتد وقتی صبح ایمیلتان را چک میکنید این است که طرف مقابل پس از دریافت ایمیل سریع به آن پاسخ می‌گوید و شما تا به خودتان می آیید ظهر شده و به ناهار میروید و باز به خودتان می آیید و میبیند عصر شده است.
اگر هم نیمه شب به ایمیلتان پاسخ دهید در دیگران این انتظار را ایجاد می‌کنید که شما نیمه شب آماده پاسخگویی هستید و در آنها می آورید.

اخبار تکنولوژی را بصورت مدیریت شده پیگیری کنید

شما وقت کافی برای خواندن تمام وبلاگها و خبرهای گوناگون را ندارید. پس کسانی را پیدا کنید که اخبار را خوانده و آنها را برای شما خلاصه کنند. بدانید که خبرهای مهم آنقدر تکرار می‌شوند که شما قطعا آنها را خواهید شنید.

کلیکهایتان را ذخیره کنید

شما قبل از مردن تعداد کمی کلیک در انگشتهایتان دارید. اگر کسی از شما سوالی پرسید که قرار است بیشتر سه یا چهار جمله به آن پاسخ دهید آن پاسخ بایستی نه در قالب ایمیل بلکه در قابل یک پست وبلاگ ویکی یا یک مستند باشد.

صندوق زندگیتان را مرتب کنید

فرض کنید که گاراژ شما پر از افراد زخمی است اولین و مهمترین کاری که باید انجام دهید مرتب کردن آنهاست که بدانید هریک از آنها زنده است یا مرده و اینکه آیا به درمان نیاز دارند یا نه. در زندگی امروز اطلاعات زیاد و متناوبی به زندگی آدم وارد می‌شود. شما باید انتخاب کنید که کدام جریان اطلاعات برای شما مهم است و کدام بی اهمیت به عنوان مثال لیست هنسلمن شامل موارد زیر است:
– تلفن
– ایمیل کاری
* از روسا
* و To ها بجای CC ها
– ایمیل شخصی
– توییتر
– گوگل ریدر

از دست بار روانی خود را خلاص کنید

نگذارید چیزی برای شما بار روانی ایجاد کند به عنوان مثال اگه تمام قسمتهای سریال محبوبتان را دانلود کرده اید و قرار است آنرا تماشا کنید. اگر نتوانید این کار را انجام دهید تنها برای خود بار روانی ایجاد کرده اید. یعنی به جای لذت بردن خود را اذیت کرده اید. سعی کنید از هر آنچه در زندگی در وضعیت «منتظر» قرار دارد خلاص شوید.

روز پایانی هفته را برای بررسی کنار بگذارید

هنسلمن میگوید، معمولا وقتی قرار است کاری را انجام دهد از خود میپرسد که سه کاری که باید در انتهای روز انجام دهم چیست؟ سه کاری که باید در این هفته، ماه یا سال انجام دهم چیست؟ پس از سپری شدن هفته روز پایانی را به این اختصاص دهید که بررسی کنید که آیا هفته موفقیت آمیزی داشته اید یا نه؟ چه کارهایی را به گونه دیگری انجام می‌دهید؟ چه چیزهایی را میخواهید عوض کنید.

هدف از این کار این است که هفته یا روز خود را بدون احساس گناه و یا بار روانی با پایان ببرید. ممکن است به خود بگویید که من کاری در امروز انجام نداده‌ام اما همین بار روانی را کاهش خواهد داد.

از تکنیک پومودورو استفاده کنید

این روش بدین صورت است که میگوید روی موضوعی ۲۵ دقیقه تمرکز کنید و بین هر دوره استراحت کنید. او همچنی پیشنهاد میدهد که هر بار کار شما بوسیله دیگران یا عامل خارجی متوقف شد روی کاغذی علامتی بزنید تا بتوانید میزان آنرا اندازه بگیرید در ابتدا ممکن است ۶ توقف داشته باشید اما کم کم این عدد کم شده و به صفر میرسد. سپس شما به کارایی در زندگیتان به تعداد پومودورو هایی که انجام میدهید مینگیرد.

مشغله زیاد نوعی تنبلی است

وقتی شما مشغله زیادی دارید به آنچه باید انجام بدهید فکر نمی‌کنید. پس وقتی شما مشغله زیادی دارید نمی توانید کارهایی را که باید انجام دهید.

با حقیقت روبرو شوید: انجام همزمان چند کار افسانه است

انجام همزان چند کار به نتیجه نمی رسد. حداکثر تعداد کارهای فعالی که شما می‌توانید انجام دهید یکی است. این کامپیوتر است که می‌تواند کارهای زیادی را بصورت همزمان انجام دهد ولی انسان نمی‌تواند.

وقتی شما کارها را بصورت همزمان انجام میدهید اتفاقی که می‌افتد این است که شما بین کارهای مختلف سوئیچ می‌کنید و این یعنی تغییر محتوا که کاری زمانبر و پرهزینه برای مغز است.

برخی کارها را می‌توان همزمان انجام داد

هنسلمن لیستی از کارهایی که میتواند بصورت همزمان ارائه دهد نام می‌برد
– راه رفتن و آدامس جویدن
– ورزش کردن هنگامی که به پادکست گوش می‌دهید
– رانندگی و ارسال ایمیل با صدا
– رفت و آمد و خواندن
– رفت و آمد و فکر کردن
– استفاده از زمان انتظار و بیکاری

بی‌نظمی‌های ذهنیتان را پاک کنید

او می‌گوید اگه موضوعی یا کاری به شما کمک نکرده و کیفیت زندگیتان به نحوه‌ای بالا نمی‌برد تنها یک بی‌نظمی ذهنی است و باید از دست آن خلاص شوید. به هدف خود فکر کنید و اگر آن کار به هدفتان کمک نمی‌کند از دستش خلاص شوید.

هنسلمن میگوید که هدف او خانواده‌اش است و تعریف میکند که برای کنفرانسی به مصر رفته بود. برگزارکنندگان از او میخواهند که برگشت خود را برای دیدن ابولهول یک روز به تعویق بیاندازد اما او این کار را نمی‌کند چون میخواهد آنر روز را با خانواده خود بگذراند.

مشق

او از دیگران می‌خواهد که کارهای زیر را انجام دهند

  1. منابع زندگیشان را بررسی و مرتب کنند
  2. برای زمان‌های کاری برنامه ریزی کنند
  3. مواردی که باعث حواس پرتی می‌شوند را خاموش کنند
  4. شما چگونه صندوق زندگیتان را مرتب می‌کنید؟ آیا شما موثر این کار را می‌کنید؟ آیا شما این کار را بهینه انجام می‌دهید؟
  5. از ابزارهایی که به درد شما میخورد استفاده کنید

کسی ممکن است از ابزارهای پیچیده مدیریت زمان استفاده کند در حالی که دیگری تنها به یک لیست todo نیاز دارد.

پیش‌نمونه‌سازی :آغاز و انجام ایده CMS as a Service

اینم یه تجربه پراکنده دیگه!

خب اگه تاحالا خواننده وبلاگ من بوده باشید میدونید که من به خیلی چیزهای متفاوتی علاقه مندم و همیشه بین موارد مرتبط به عملیات(کارهای مرتبط با شبکه و زیرساخت و سرور و نگهداری و …) و توسعه چرخ میزنم. یکی دیگه از چیزهایی بهش واقعا علاقه‌مندم و حداقل در موردش میخونم و سعی میکنم بنویسم کارایی و افزایش اون برای استفاده بهینه از منابع و این چیزاست. از تلاقی این سه تا ایده و خب طبق معمول رونویسی از محصولات خارجی به این نتیجه رسیدم که یه سیستم cms-as-a-service درست کنم.

امروز میخوام اولا سورس اون کاری رو که انجام دادم به اشتراک با بقیه بگذارم تا دیگران هم شاید ازش چیزهایی یاد بگیرند. دوما اینکه میخوام شکست این پروژه رو اعلام کنم چون به زبان پیش‌نمونه‌سازی من شواهدی ندارم که بگه این ایده‌ی من یک چیز درست هست. پس با تمامی سختی کار برم سراغ روش انجام و مستندات اون:

  • خب من کلا از یک سیستم مجازی سازی سبک برای اینکار در محیط لینوکس استفاده کرده بودم. خب پیاده‌سازی‌های مختلفی برای اینکار در لینوکس وجود داره که انتخاب من docker بود چون خیلی ترکونده بود!
  • به عنوان loadbalancer/router من از یه nginx استفاده کردم. خب چون دیدم اولا سریع و کم مصرفه. دوما اینکه میشه با استفاده از زبان lua کلی توسعه روش داد در این حد که بشه waf (مثلا)
  • یه image برای کارهای متفاوتی که میخواستم ساختم
    • با استفاده از nginx، php-fpm و تنظیمات دروپال تونستم یه image برای دروپال بسازم
    • با استفاده از apache و mod-php دوتا image مجزا برای piwik و wordpress ساختم
    • با استفاده از nginx هم سایتهای ایستا رو سرویس میدادم
    • یه image هم ساختم که فقط توش ابزارهای مثل drush و این چیزا بود که بروزرسانی و backup رو سریع‌تر کنه.
  • از fig که اخیرا شده docker composer هم برای یه شبه orchestrator استفاده میکردم.
  • دوست داشتم از redis به عنوان cache توی loadbalancer/router و همچنین app container استفاده کنم که عمر سیستم کفاف نداد
  • میخواستم با استفاده از service recovery بصورت اتوماتیک loadbalancer/router رو کانفیگ کنم
  • دلم میخواست که بتونم این سیستم رو تبدیل به یه سیستم multi-host کنم.
  • خیلی چیزهای دیگه هم دلم میخواست که در صورت درست بودن ایده قطعا انجام میشد.

این سیستم رو من حدودا یک سال هست که بصورت عملیاتی اجرا میکنم(همین الان هم ۴ یا ۶ تا سایت روشه) اما تصمیم گرفتم به دلایل زیر دیگه توسعه ندم و سایتها رو هم از روش بردارم:

  • خب اولین و مهمترین دلیل خاموش شدنش اینه که من فکر میکردم میتونم از طریق سینه به سینه و دوستانه این سیستم رو معرفی کنم و حداقل ۲۰ تا ۳۰ سایت روش داشته باشم اما نشد! یعنی عدم وجود مشتری کافی یا عدم توانایی من در بازاریابی که نتیجه نهاییش یکیه.
  • دومین دلیلش اینه که نگهداری این سیستم کلی زمان و انرژی میخواست و میخواد که من داشتم ولی دیگه ندارم. حتی با توجه به جستجوهایی هم که انجام دادم نتونستم کسی رو پیدا کنم که حاضر باشه سیستم رو نگهداری کنه و پول براش بگیره.
  • دلیل بعدی اینه که یه ویژگی خیلی خفنی که توی این سیستم وجود نداشت email بود که با توجه به سطح دانش من از کارهای مدیریت سیستم راه‌اندازی برام توی این مدت غیر ممکن بود.
  • کسی به پست‌های مرتبط با این زمینه علاقه مندی خاصی(کامنت یا اشتراک گذاری یا سوال پرسیدن بصورت خصوصی) نشون نداد.
  • توی شرکت قبلی که کار میکردم تمام سایت‌های مبتنی بر دروپالشون به دلیل عدم تواناییشون برای بروزرسانی و نگهداری دروپال(کمبود نیروی انسانی نه توان فنی) دچار مشکل میشد. حتی اونها هم علاقه مندی به استفاده از این سیستم نشون ندادن.
  • با چندتا از شرکت‌هایی که قاعدتا میشناختمشون که توی حوزه وب فعالیت میکردن از دروپال یا وردپرس استفاده میکردن و چندتا از مدیران سیستمی که میشناختم پیشنهاد دادم که از این سیستم استفاده کنند اما اونها ترجیح میدادند از سیستم سنی «هاست» استفاده کنند یا خودشون سرورشون رو نگهداری کنند.

جمع بندی اینکه :

تمام شواهد بر علیه موفقیت سیستمی هست که من طراحی کردم و فقط چندتا ویژگی اصلیش رو ساختم. پس این پیش‌نمونه‌سازی که از روش کمینه محصول پذیرفتنی ایجاد شده بود نتونست حتی سطح علاقه اولیه مشتریان بالقوه رو بخودش جلب کنه. پس من میپذیرم که یه شکست کوچک رو تجربه کردم و میرم سراغ کارهای بعدی!

پ.ن. میتونید سورس کاری که من انجام دادم رو اینجا پیدا کنید اما یادتون باشه این سورس اونقدرها که باید مرتب و کامل نیست چون فقط یک پیش‌نمونه است.