کارایی خود را افزایش دهید

اینم یه تجربه پراکنده دیگه!

یکی از موضوعاتی که من اون رو پیگیری میکنم و سعی میکنم از تکنیک‌هاش استفاده کنم اینه که چطور «مدیریت زمان» داشته باشیم و «کارایی» شخصیمون رو افزایش بدیم. یکی از دوستان خوبم آقای اسکات هنسلمن رو به من معرفی کردن که یه ارائه خیلی خوب در این مورد دارن. آقای هنسل یک آدم بسیار فعال هست که همه ازش این سوال رو دارن که چطور وقت می‌کنه همه این‌کارها رو انجام بده؟ خیلی گفتن که اون اصلا نمی‌خوابه. همین باعث شده که ایشون این ارائه رو از روی تکنیک‌هایی که خودش استفاده می‌کنه ایجاد کنه. این پست هم یک برداشت آزاد از اون روش‌هاست.

علائم خطر را بشناسید

تمرکز کردن قدیم‌ترها اصلا مساله برای بشر به حساب نمی‌آمده اما امروزه با گسترش شبکه‌های اجتماعی و حجم عظیمی از notification ها تمرکز کردن سخت تر از گذشته شده. اینترنت دسترسی ما را به دریایی از اطلاعات فراهم کرده اما در کنار خود تقریبا تا یک سوم وقت ما را بخاطر مزاحمتهایش از بین می‌برد. اگر شما هم در این وضعیت هستید و به خود می‌گویید امشب با بیشتر کار کردن عقب ماندگی خود را جبران می‌کنم، شما یک مشکل بزرگ دارید. اگر امیدوار هستید که کارهای عقب مانده را جبران کنید بدانید که امید یک نقشه برای انجام آن کارها نیست بلکه تنها منتظر ماندن و منتظر زندگی ماندن است.

حالا درمان این مشکل چیست؟ راه حل هنسلمن برای این کار انجام کار «موثر» در قبال کار «بهینه» است.

تفاوت موثر با بهینه را درک کنید

موثر بودن هدف گرایی است. یعنی انجام دادن یک کار، یعنی انتخاب هدف درست و انجام آن.

در مقابل آن بهینه بودن به معنای انجام کار به درستی است. بدین معنا که انتخاب یک هدف و با سرعت زیاد در راستای آن هدف حرکت کردن است.

پس می‌توان گفت که موثر بودن انتخاب کار درست برای انجام و بهینه بودن انجام یک کار به درستی است.

«کار» را تعریف کنید

یادمان باشد که میخواهیم موثر باشیم هنسلمن میگوید که سه دسته کار را بشناسیم:

  • کارهای از پیش تعیین شده: همان کارهایی که از قبل مشخص است
  • کارهای ناگهانی: آن دسته از کارهایی که شما از کار اصلی باز می‌دارد
  • کارهای تعریف شده: کارهایی که شما با انجام آن سعی می‌کنید تعیین کنید که چه کارهایی باید انجام دهید.

بهتر است زمان بیشتری را صرف کارهای نوع سوم بپردازیم. هنسلمن میگوید شما چقدر زمان برای تعیین اینکه چه کارهایی باید انجام دهید می‌گذارید؟ آیا در هفته قرار ملاقاتی که تنها فرد آن خودتان هستید گذاشته که در آن از خود بپرسید که چه کارهای باید انجام شود. بیشتر ما با نگاه کردن به لیست کارهایمان می‌ترسیم و سراغ مرتب کردن آن نمی‌رویم و این لیست بزرگتر و بزرگتر می‌شود.

کار را انجام دهید، رها کنید، به دیگری بسپارید یا به تعویق بیاندازید

هنسلمن روی روش دیوید آلن با نام GTD تاکید میکند که
– کار را انجام دهید
– کار را رها کنید
– کار را به دیگری بسپارید
– کار را به تعویق بیاندزید

به عنوان مثال برای مدیریت ایمیلهایتان تنها وقتی تنها چند دقیقه از شما وقت می‌گیرد آنرا انجام دهید و در اکثر موارد آنرا رها کیند، یا به دیگری بسپارید یا به تعویق بیاندازید.

کار را رها کنید

ممکنه رها کردن کار به نظر غیر مسئولانه برسد اما این باعث می‌شود که بتوانید روی کارهای خودتان تمرکز بیشتری داشته باشید.

گفتن نه سخت است اما احساس گناهی که در پس گفتن بله وجود دارد از احساس گناه گفتن نه سخت تر است. معمولا آدم‌ها از شنیدن نه ناراحت می‌شوند اما معمولا رابطه شما با آنها حفظ می‌شود.

برای اینکه بدانید چه کاری را انجام دهید و چه کاری را رها کنید به نمودار بالا که براساس اهمیت و اورژانسی بودن موضوع نگاهی بیاندازید
– موضوعات مهم و اورژانس را انجام دهید
– موضوعات بی اهمیت و زماندار را انجام ندهید
– مضوعات اورژانسی غیر مهم را به دیگران بسپارید
– موضوعات مهم غیر اورژانسی را زمانبندی کنید

اما یادتان باشد که ما عادت داریم کارها را غیر واقعی اورژانسی در نظر بگیریم.

مشکل ایمیلهایتان را حل کنید

یکی از کارهایی که باعث افزایش کارایی شما می‌شود نحوه پاسخدهی به ایمیلهایتان است. تنها از یک قانون پیروی کنید.

یک فولد ایجاد کنید و ایمیلهایی که به شما cc شده است را در آن قرار دهید.
ایمیلی را در صبح یا شب چک نکنید. اتفاقی که می افتد وقتی صبح ایمیلتان را چک میکنید این است که طرف مقابل پس از دریافت ایمیل سریع به آن پاسخ می‌گوید و شما تا به خودتان می آیید ظهر شده و به ناهار میروید و باز به خودتان می آیید و میبیند عصر شده است.
اگر هم نیمه شب به ایمیلتان پاسخ دهید در دیگران این انتظار را ایجاد می‌کنید که شما نیمه شب آماده پاسخگویی هستید و در آنها می آورید.

اخبار تکنولوژی را بصورت مدیریت شده پیگیری کنید

شما وقت کافی برای خواندن تمام وبلاگها و خبرهای گوناگون را ندارید. پس کسانی را پیدا کنید که اخبار را خوانده و آنها را برای شما خلاصه کنند. بدانید که خبرهای مهم آنقدر تکرار می‌شوند که شما قطعا آنها را خواهید شنید.

کلیکهایتان را ذخیره کنید

شما قبل از مردن تعداد کمی کلیک در انگشتهایتان دارید. اگر کسی از شما سوالی پرسید که قرار است بیشتر سه یا چهار جمله به آن پاسخ دهید آن پاسخ بایستی نه در قالب ایمیل بلکه در قابل یک پست وبلاگ ویکی یا یک مستند باشد.

صندوق زندگیتان را مرتب کنید

فرض کنید که گاراژ شما پر از افراد زخمی است اولین و مهمترین کاری که باید انجام دهید مرتب کردن آنهاست که بدانید هریک از آنها زنده است یا مرده و اینکه آیا به درمان نیاز دارند یا نه. در زندگی امروز اطلاعات زیاد و متناوبی به زندگی آدم وارد می‌شود. شما باید انتخاب کنید که کدام جریان اطلاعات برای شما مهم است و کدام بی اهمیت به عنوان مثال لیست هنسلمن شامل موارد زیر است:
– تلفن
– ایمیل کاری
* از روسا
* و To ها بجای CC ها
– ایمیل شخصی
– توییتر
– گوگل ریدر

از دست بار روانی خود را خلاص کنید

نگذارید چیزی برای شما بار روانی ایجاد کند به عنوان مثال اگه تمام قسمتهای سریال محبوبتان را دانلود کرده اید و قرار است آنرا تماشا کنید. اگر نتوانید این کار را انجام دهید تنها برای خود بار روانی ایجاد کرده اید. یعنی به جای لذت بردن خود را اذیت کرده اید. سعی کنید از هر آنچه در زندگی در وضعیت «منتظر» قرار دارد خلاص شوید.

روز پایانی هفته را برای بررسی کنار بگذارید

هنسلمن میگوید، معمولا وقتی قرار است کاری را انجام دهد از خود میپرسد که سه کاری که باید در انتهای روز انجام دهم چیست؟ سه کاری که باید در این هفته، ماه یا سال انجام دهم چیست؟ پس از سپری شدن هفته روز پایانی را به این اختصاص دهید که بررسی کنید که آیا هفته موفقیت آمیزی داشته اید یا نه؟ چه کارهایی را به گونه دیگری انجام می‌دهید؟ چه چیزهایی را میخواهید عوض کنید.

هدف از این کار این است که هفته یا روز خود را بدون احساس گناه و یا بار روانی با پایان ببرید. ممکن است به خود بگویید که من کاری در امروز انجام نداده‌ام اما همین بار روانی را کاهش خواهد داد.

از تکنیک پومودورو استفاده کنید

این روش بدین صورت است که میگوید روی موضوعی ۲۵ دقیقه تمرکز کنید و بین هر دوره استراحت کنید. او همچنی پیشنهاد میدهد که هر بار کار شما بوسیله دیگران یا عامل خارجی متوقف شد روی کاغذی علامتی بزنید تا بتوانید میزان آنرا اندازه بگیرید در ابتدا ممکن است ۶ توقف داشته باشید اما کم کم این عدد کم شده و به صفر میرسد. سپس شما به کارایی در زندگیتان به تعداد پومودورو هایی که انجام میدهید مینگیرد.

مشغله زیاد نوعی تنبلی است

وقتی شما مشغله زیادی دارید به آنچه باید انجام بدهید فکر نمی‌کنید. پس وقتی شما مشغله زیادی دارید نمی توانید کارهایی را که باید انجام دهید.

با حقیقت روبرو شوید: انجام همزمان چند کار افسانه است

انجام همزان چند کار به نتیجه نمی رسد. حداکثر تعداد کارهای فعالی که شما می‌توانید انجام دهید یکی است. این کامپیوتر است که می‌تواند کارهای زیادی را بصورت همزمان انجام دهد ولی انسان نمی‌تواند.

وقتی شما کارها را بصورت همزمان انجام میدهید اتفاقی که می‌افتد این است که شما بین کارهای مختلف سوئیچ می‌کنید و این یعنی تغییر محتوا که کاری زمانبر و پرهزینه برای مغز است.

برخی کارها را می‌توان همزمان انجام داد

هنسلمن لیستی از کارهایی که میتواند بصورت همزمان ارائه دهد نام می‌برد
– راه رفتن و آدامس جویدن
– ورزش کردن هنگامی که به پادکست گوش می‌دهید
– رانندگی و ارسال ایمیل با صدا
– رفت و آمد و خواندن
– رفت و آمد و فکر کردن
– استفاده از زمان انتظار و بیکاری

بی‌نظمی‌های ذهنیتان را پاک کنید

او می‌گوید اگه موضوعی یا کاری به شما کمک نکرده و کیفیت زندگیتان به نحوه‌ای بالا نمی‌برد تنها یک بی‌نظمی ذهنی است و باید از دست آن خلاص شوید. به هدف خود فکر کنید و اگر آن کار به هدفتان کمک نمی‌کند از دستش خلاص شوید.

هنسلمن میگوید که هدف او خانواده‌اش است و تعریف میکند که برای کنفرانسی به مصر رفته بود. برگزارکنندگان از او میخواهند که برگشت خود را برای دیدن ابولهول یک روز به تعویق بیاندازد اما او این کار را نمی‌کند چون میخواهد آنر روز را با خانواده خود بگذراند.

مشق

او از دیگران می‌خواهد که کارهای زیر را انجام دهند

  1. منابع زندگیشان را بررسی و مرتب کنند
  2. برای زمان‌های کاری برنامه ریزی کنند
  3. مواردی که باعث حواس پرتی می‌شوند را خاموش کنند
  4. شما چگونه صندوق زندگیتان را مرتب می‌کنید؟ آیا شما موثر این کار را می‌کنید؟ آیا شما این کار را بهینه انجام می‌دهید؟
  5. از ابزارهایی که به درد شما میخورد استفاده کنید

کسی ممکن است از ابزارهای پیچیده مدیریت زمان استفاده کند در حالی که دیگری تنها به یک لیست todo نیاز دارد.

تجربه کار با taskwarrior

اینم یه تجربه پراکنده دیگه!

من این مدت سعی کردم لیست کارهایی که باید انجام بدم رو با  taskwarrior مدیریت کنم که تا الان از عملکردش راضی بودم. روی دستگاه‌های اندرویدی هم یه برنامه متن‌باز به نام mirakel پیدا کردم که از فرمت taskwarrior پشتیبانی میکنه که باعث میشه من بتونم روی گوشم هم لیست کارهام رو داشته باشم. من همیشه مشکل همگام سازی اطلاعات رو دستگاه‌های مختلفم رو داشتم که در مورد لیست کارهام بیشتر از همیشه من رو اذیت میکنه. به دنبال یه راهی بودم که این کار رو انجام بدم. راه حل‌های مختلفی وجود داشت اما یکی از موثرترین‌هاش استفاده از taskd بود که سرور برای همگام سازی اطلاعات taskwarior هست که اتفاقا توی mirakel هم پشتیبانی میشه. پس کارهایی که من انجام دادم ایناست:

  1. نصب taskd روی اون کامپیوتری که توی پست‌های قبل گفته بودم باهاش کارهای زیادی میکنم
  2. تست اینکه نصب به درستی انجام شده
  3. ایجاد یک اکانت dynamic dns در یکی از سایت‌هایی که مجانی این کار رو انجام میده
  4. تنظیم pfsense که مسئول اینترنت خونه است برای گزارش IP متغیرم به این سرویس ddns
  5. باز هم تنظیم pfsense برای NAT کردن پورت خروجی به اون کامپیوتری که همیشه روشنه.

با توجه به استفاده من در این چند روز نتیجه بسیار قابل قبول بوده و من از سر کار و خونه تونستم کارهام رو در یک مکان متمرکز ذخیره کنم.

همین

ابزارهای مدیریت زمان و پروژه من

اینم یه تجربه پراکنده دیگه!
من یه مدته که سعی میکنم با استفاده از ابزارهایی کاراییم رو بیشتر کنم تا بتونم به اهدافم نزدیک تر بشم. یکی از این ابزارها لیست کارها و ابزار دیگه اشتراک و همکاری بین افراد در یک پروژه است.
من در ابتدا برای هر دو کار ترلو استفاده میگردم. این ابزار با سادگی و تو دل برو بودنش امکانات اولیه مدیریت پروژه و همکاری یک تیم کوچک رو فراهم میکنه.  نتیجه کار باهاش هم تا الان بسیار راضی کننده بوده. اما تنها مشکل من باهاش نیاز دسترسی مداوم به اینترنته. این موضوع خودش رو تو کلاینت موبایلش بیشتر نشون میده.

به همین خاطر تصمیم گرفتم از یه ابزار ساده تر برای کارهایی شخصی استفاده کنم. به همین خاطر رفتم سراغ taskwarrior که بسیار هم خوب و ساده است. اما بزرگترین مشکل این هم نبود امکان سینک رو دستگاه های مختلفه. اما نتیجه این مدت کار باهاش رضایت بخش بوده.

فعلا همین. تا سر فرصت بهتر بیشتر بنویسم.

پ. ن.  این متن رو با کلاینت آندروید وردپرس نوشتم.